La comptabilité du micro-entrepreneur : outils et réglementation

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L’actualité récente a mis en exergue la comp­ta­bi­lité du micro-entre­pre­neur. Il y a été notam­ment ques­tion de l’obligation d’utiliser un logi­ciel de comp­ta­bi­lité ou d’un sys­tème de caisse sécu­risé et cer­ti­fié. Cette obli­ga­tion dont l’entrée en vigueur est au 1er jan­vier 2018, appli­cable à tous les tra­vailleurs indé­pen­dants assu­jet­tis à la TVA, devait s’appliquer à l’ensemble des micro-entre­pre­neurs … qui exercent en fran­chise de base de TVA. Les pro­tes­ta­tions qui se sont éle­vés de toute part ont obligé les pou­voirs publics à reve­nir sur les dis­po­si­tions de la mesure ini­tiale. Désormais seuls les micro-entre­pre­neurs exer­çant une acti­vité qui requière un logi­ciel de caisse seront dans l’obligation d’en uti­li­ser un, à comp­ter du 1er jan­vier 2018, qui soit sécu­risé et cer­ti­fié.

C’est l’occasion de réa­li­ser ce dos­sier qui aura pour but de vous rap­pe­ler vos obli­ga­tions en termes de tenue de comp­ta­bi­lité mais éga­le­ment de mettre à dis­po­si­tion des adhé­rents de l’UPSME des outils de ges­tion simples, tel que fac­ture et livre des recettes.

La comp­ta­bi­lité du micro-entre­pre­neur est d’une grande sim­pli­cité. Au titre de ses obli­ga­tions comp­tables, dont le cadre est fixé par l’article L. 123–8 du code du com­merce, le micro-entre­pre­neur doit sim­ple­ment tenir un livre des recettes et un registre des achats. Le docu­ment qui va ser­vir à ren­sei­gner ce livre des recettes est la fac­ture. Réalisé par l’UPSME, ce dos­sier va faire une syn­thèse com­plète sur ce docu­ment dont l’importance est par­fois igno­rée ou sous-éva­luée par le micro-entre­pre­neur qui débute ou en acti­vité.

I. Des outils de ges­tion à la dis­po­si­tion du micro-entre­pre­neur
1.1 Un modèle de fac­ture
1.2 Un modèle de livre des recettes
1.3 Un modèle de registre des achats

I. Des outils d’une comptabilité facilitée pour les micro-entrepreneurs

Un modèle de facture complet pour le micro-entrepreneur

Vous avez la pos­si­bi­lité d’accéder à un modèle de fac­ture tota­le­ment per­son­na­li­sable. Elle com­por­tera toutes les men­tions obli­ga­toires dès lors que vous res­pec­tez les ins­truc­tions pour com­plé­ter les champs concer­nant votre acti­vité.

L’utilisation de ce docu­ment se fait sous excel ou ope­nof­fice. Vous pour­rez éga­le­ment le télé­char­ger en ver­sion pdf.

Un modèle de livre des recettes, spécifique au micro-entrepreneur

La sim­pli­cité vou­lue par le légis­la­teur n’exonère pas pour autant le micro-entre­pre­neur de tenir une comp­ta­bi­lité sus­cep­tible d’être contrô­lée par l’administration fis­cale.

À ce titre, les micro-entre­pre­neurs «doivent tou­te­fois tenir et, sur demande du ser­vice des impôts, pré­sen­ter un registre réca­pi­tulé par année, pré­sen­tant le détail de leurs achats, ainsi qu’un livre-jour­nal servi au jour le jour et pré­sen­tant le détail de leurs recettes pro­fes­sion­nelles affé­rentes à ces opé­ra­tions, appuyés des fac­tures et de toutes autres pièces jus­ti­fi­ca­tives » — Article 286 du Code géné­ral des impôts.

Le micro-entre­pre­neur est donc dans l’obligation de tenir un livre des recettes, clas­sées chro­no­lo­gi­que­ment, et qui devra en outre com­por­ter :

  • le mon­tant et l’origine des recettes (nom du client),
  • le mode de règle­ment (chèque, espèces, carte ban­caire, etc.,
  • la réfé­rence de la pièce jus­ti­fi­ca­tive : numéro de la fac­ture édi­tée.

Vous avez la pos­si­bi­lité d’accéder à un livre des recettes sur douze mois qui com­por­tera tous les ren­sei­gne­ments impo­sés par la loi.

L’utilisation de ce docu­ment se fait sous excel ou ope­nof­fice.

Un modèle de registre des achats “micro-entrepreneur”, pour des activités spécifiques

Le registre des achats est obli­ga­toire pour les micro-entre­pre­neurs qui exercent :

  • une acti­vité de vente de mar­chan­dises, de four­ni­tures, de den­rées à empor­ter ou à consom­mer sur place,
  • une acti­vité d’hébergement (loca­tion de gites, de chambres d’hôtes ou de meu­blés de vacances).

Il doit com­por­ter, pour chaque année, le détail des achats réa­li­sés pour l’exercice de l’activité, le mode de règle­ment uti­lisé (chèque, espèces, etc.) ainsi que les réfé­rences des pièces jus­ti­fi­ca­tives conser­vées (fac­tures, notes de frais, etc.).

Vous avez la pos­si­bi­lité d’accéder à un registre des achats sur 12 mois qui com­por­tera tous les ren­sei­gne­ments impo­sés par la loi.

Son uti­li­sa­tion se fait sous excel ou ope­nof­fice

II. La facturation par le micro-entrepreneur : des obligations à respecter

Définition et caractéristiques d’une facture

La fac­ture est un docu­ment qui détaille un acte de vente ou de pres­ta­tions de ser­vices réa­lisé par un pro­fes­sion­nel (micro-entre­pre­neur) en direc­tion d’un par­ti­cu­lier ou d’un autre pro­fes­sion­nel. A ce titre elle assure plu­sieurs fonc­tions :

  • Commerciale : elle décrit par­fai­te­ment le détail de l’opération, et en par­ti­cu­lier le prix à payer.
  • Juridique : elle est un élé­ment de preuve de l’opération fina­li­sée,
  • Comptable : elle est un jus­ti­fi­ca­tif indis­pen­sable à l’établissement du livre des recettes,
  • Fiscale : elle per­met de jus­ti­fier le chiffre d’affaires ou les recettes encais­sées en cas de contrôle de l’administration, et notam­ment la bonne affec­ta­tion dans les caté­go­ries fis­cales (BIC ou BNC)

Au titre de docu­ment comp­table, le micro-entre­pre­neur devra :

  • tenir un livre qui men­tion­nera « chro­no­lo­gi­que­ment le mon­tant et l’origine des recettes » qu’il per­çoit – Article L.123–28 du Code du com­merce.
  • éta­blir la fac­ture obli­ga­toi­re­ment en deux exem­plaires dont l’original est des­tiné au client – Article L.441–3 du Code du com­merce.
  • conser­ver l’exemplaire comp­table pen­dant 10 ans – Article L. 123–22 du Code du com­merce.

Au titre de preuve d’une opé­ra­tion com­mer­ciale, la fac­ture va devoir être éta­blie avec des règles légales et régle­men­taires bien pré­cises.

Les obligations liées à la facturation

L’établissement d’une fac­ture est obli­ga­toire au-delà de 25 € dans le cadre d’une pres­ta­tion de ser­vice. Elle est facul­ta­tive pour un mon­tant infé­rieur mais devra impé­ra­ti­ve­ment être éta­blie si le client le demande – Arrêté du 15 juillet 2010 modi­fiant l’arrêté n° 83–50/A du 3 octobre 1983.

Il ne doit pas y avoir de délai d’émission de fac­ture entre la date de réa­li­sa­tion de l’acte de com­merce ou de pres­ta­tions de ser­vices. Il est tou­te­fois toléré un dif­féré de quelques jours. De même, dans le cadre d’actes de com­merce ou de pres­ta­tions de ser­vices régu­lières et pério­diques, il est auto­risé que la fac­tu­ra­tion soit regrou­pée et éta­blie au plus tard à la fin du mois cor­res­pon­dant — Article 289 du Code géné­ral des Impôts.

La fac­ture sera éta­blie avec un ordre chro­no­lo­gique : il s’agit d’une numé­ro­ta­tion conti­nue et sans rup­ture. On ne peut pas émettre une fac­ture « a pos­té­riori » et deux fac­tures ne doivent pas avoir le même numéro. Dans le res­pect de ce cadre, Il est tout à fait pos­sible de créer une numé­ro­ta­tion qui per­mette un clas­se­ment men­suel, annuel ou les deux (2016-XX ou 2016–07-XX) – Article 242 nonies A du Code géné­ral des impôts.

La fac­ture sera éta­blie en double exem­plaires dont l’original sera remis au client – Article L.441–3 du Code du com­merce.

Conservation pen­dant 10 ans en s’assurant de «l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisi­bi­lité de la fac­ture » durant cette période – V de l’article 289 du Code géné­ral des impôts.

Pour un acte de com­merce ou de pres­ta­tion de ser­vices réa­lisé sur le ter­ri­toire fran­çais, la fac­ture sera rédi­gée en langue fran­çaise – Article L.123–22 du Code du com­merce.

L’encaissement du règlement d’un facture — le compte bancaire dédié

En étant domi­ci­lié léga­le­ment en France, il est inter­dit de payer en espèces (et donc pour un pro­fes­sion­nel d’accepter le règle­ment) une dette (et donc une fac­ture) supé­rieure à 1000 € — Article D.112–3 du Code moné­taire et finan­cier.

Le micro-entre­pre­neur est désor­mais dans l’obligation de déte­nir un compte ban­caire dédié des­tiné à enre­gis­trer les opé­ra­tions en lien avec son acti­vité indé­pen­dante. Ce compte ne doit pas être le compte pro­fes­sion­nel habi­tuel­le­ment pro­posé aux entre­prises car son coût est pro­hi­bi­tif par rap­port à la réa­lité éco­no­mique de la micro-entre­prise. Il s’agit sim­ple­ment d’un compte cou­rant séparé du compte per­son­nel du micro-entre­pre­neur et qui va enre­gis­trer les opé­ra­tions en lien avec l’activité pro­fes­sion­nelle :

  • encais­ser les recettes,
  • régler par carte ban­caire, chèque ou pré­lè­ve­ment les achats en lien avec l’activité indé­pen­dante
  • effec­tuer des vire­ments de rému­né­ra­tion du micro-entre­pre­neur vers son compte per­son­nel.

Le micro-entre­pre­neur dis­pose d’un délai de un an à comp­ter de la date de décla­ra­tion de la créa­tion de l’entreprise pour pro­cé­der à l’ouverture de ce compte cou­rant dédié à l’activité pro­fes­sion­nelle indé­pen­dante — Article L.133–6-8–4 du Code de la sécu­rité sociale.

Les mentions générales d’une facture

L’identité du micro-entre­pre­neur : il s’agit ni plus ni moins que de l’entête de la fac­ture dans lequel le micro entre­pre­neur fera appa­raître son nom et son pré­nom ; il pourra y ajou­ter le nom com­mer­cial ainsi que le logo. Il fau­dra ensuite faire figu­rer :

  • le numéro SIRENE ou SIRET,
  • le numéro RCS et le nom de la ville où se situe le greffe d’immatriculation pour un com­mer­çant,
  • le numéro RM et le nom de la ville où se situe la chambre de métiers et de l’artisanat pour un arti­san (pres­ta­taire de ser­vices),
  • si la micro-entre­prise est en cours d’immatriculation, on fera appa­raître la men­tion « SIRET en cours d’attribution ».

L’identité du client (ou de l’acheteur) : il fau­dra men­tion­ner son nom et son pré­nom. Il s’agira de la déno­mi­na­tion com­mer­ciale pour un client pro­fes­sion­nel. A com­plé­ter de l’adresse com­plète sauf en cas de refus caté­go­rique de la part du par­ti­cu­lier.

Dates et numéro de fac­ture : deux dates doivent être men­tion­nées : celle cor­res­pon­dant à la date d’émission de la fac­ture et celle cor­res­pon­dant à la date où s’est conclu la vente ou la pres­ta­tion de ser­vice. Le numéro de la fac­ture, indis­pen­sable, devra être unique et res­pec­ter la séquence chro­no­lo­gique conti­nue et sans rup­ture dont nous avons déjà par­lée.

Détails de la pres­ta­tion et prix : la des­crip­tion du pro­duit vendu ou de la pres­ta­tion de ser­vice réa­li­sée devra être pré­cise avec :

  • la men­tion de la nature, la marque et la réfé­rence des pro­duits ven­dus,
  • la ven­ti­la­tion de la main d’œuvre et des maté­riaux four­nis.

On ne man­quera de men­tion­ner éven­tuel­le­ment l’adresse de livrai­son qui pourra être dif­fé­rente de celle de l’acheteur (ou du client).

On fera ensuite appa­raître :

  • le décompte détaillé de chaque pres­ta­tion ou pro­duit fourni,
  • le prix uni­taire des pro­duits ven­dus ou le taux horaire des pres­ta­tions four­nies,
  • les quan­ti­tés ven­dues ou le total des heures réa­li­sées,
  • la majo­ra­tion éven­tuelle de prix avec les frais de trans­port, d’emballage, etc.
  • la réduc­tion de prix accor­dée : rabais, ris­tourne ou remise accor­dée lors de la fac­tu­ra­tion,
  • la somme totale à payer.

Les condi­tions de règle­ment : il s’agira ici de rap­pe­ler les condi­tions de règle­ment qui ont été défi­nies par exemple lors de la signa­ture du devis :

  • Comptant, sous hui­taine, etc.
  • Par chèque, par vire­ment, par carte ban­caire, pay­pal, etc.

Les mentions particulières d’une facture

Pour les micro-entre­pre­neurs : la men­tion « TVA non appli­cable, art. 293B du CGI » est obli­ga­toire.

Les micro-entre­pre­neurs exer­çant des métiers du bâti­ment, et donc imma­tri­cu­lés au réper­toire des métiers (RM), devront faire appa­raitre les réfé­rences com­plètes de l’assurance sous­crite au titre de l’activité avec les coor­don­nées de l’assureur, le numéro de police et la cou­ver­ture géo­gra­phique du contrat. – Article 22–2 de la loi n° 2014–626 du 18 juin 2014.

Si le micro-entre­pre­neur est membre d’un centre de ges­tion agréé (CGA), on rajou­tera la men­tion : Membre d’une asso­cia­tion agréée, le règle­ment par chèque est accepté ».

Pour les fac­tures adres­sées aux pro­fes­sion­nels : il fau­dra faire appa­raitre les men­tions sui­vantes :

  • Date ou délai de paie­ment avec indi­ca­tion pré­cise de la date à laquelle le règle­ment doit inter­ve­nir,
  • Conditions d’escompte en cas de règle­ment anti­cipé. En cas d’absence de tout escompte, il fau­dra le dire pré­ci­sé­ment : « escompte pour paie­ment anti­cipé : néant »,
  • Taux de péna­li­tés de retard,
  • Mention de l’indemnité for­fai­taire de 40€ pour frais de recou­vre­ment, en cas de retard de paie­ment.

Les peines encourues en cas de non-respect de ces obligations et de ces règles

Le micro-entre­pre­neur peut être condamné pour :

  • ne pas avoir res­pecté l’obligation de fac­tu­ra­tion
  • ne pas avoir res­pecté les men­tions légales obli­ga­toires d’une fac­ture.

Pour défaut de fac­tu­ra­tion, l’amende s’élève à 50% du mon­tant non fac­turé – Article 1737 du Code géné­ral des impôts.

Pour non-res­pect des men­tions obli­ga­toires d’une fac­ture,  l’amende s’élève à 75000 €. Comme pour le défaut de fac­tu­ra­tion, l’amende peut s’élever à 50% du mon­tant fac­turé — Article L.441–4 du Code du com­merce.

Bibliographie

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