RGPD : vous pensez vraiment ne pas être concerné ?
Vous l'êtes depuis votre première facture
RGPD, données personnelles, registre des traitements… Si ces mots vous donnent envie de passer directement à l’article suivant, rassurez-vous : vous n’êtes pas seul.
Quand on parle de RGPD à un micro-entrepreneur, on entend presque toujours l’une de ces phrases :
- « Je n’y comprends rien, c’est du charabia de juriste. »
- « Ça ne me concerne pas, je ne collecte pas de données personnelles. »
- « Je n’ai rien sur ordinateur, tout est dans mon carnet. »
- Et la plus fréquente de toutes : on ne lit même pas l’article.
Alors commençons par une vérité qui surprend beaucoup de monde : le RGPD ne concerne pas que l’informatique. Il s’applique de la même façon à vos papiers. Votre carnet de rendez-vous, votre classeur de factures, vos fiches clients : tout cela est concerné. Papier ou numérique, c’est la même règle.
Deuxième vérité : dès que vous avez un client, vous êtes concerné. Et les risques sont bien réels.
La bonne nouvelle, c’est que ce n’est pas compliqué. Cinq minutes de lecture, sans jargon. Promis.
Je n’y comprends rien ! C’est du charabia de juriste et je n’en suis pas un.
« Ca ne me concerne pas., je ne collecte pas de données personnelles ».
« Je n’ai rien sur mon ordinateur, ma plaquette ou mon téléphone ! Tout est sur papier ».
Et la plus fréquente : on ne lit même pas l’article.
Le RGPD ne concerne pas que l'informatique.
Votre carnet de rendez-vous, votre classeur de factures, vos fiches clients qui contiennent des dizaines, voire des centaines de données, parfois de santé, tout cela est concerné. Papier ou numérique, c’est la même règle qui s’applique.
Deuxième vérité : dès que vous avez un client, vous êtes concerné(e). Et les risques sont bien réels, vous pouvez avoir des comptes à rendre …
La bonne nouvelle, c’est que ce n’est pas compliqué d’être « dans les clous ». Cinq minutes de lecture, sans jargon. Promis, juré.
Le RGPD illustré
Une donnée personnelle
Tout ce qui permet de reconnaitre une personne : son nom, son téléphone, son adresse, son e-mail, sa photo, etc..
Papier et numérique
Le RGPD ne fait aucune distinction entre une fiche cartonnée et un fichier dans votre ordinateur ou dans votre téléhone (comme un répertoire par exemple).
Un traitement
Tout ce que vous faites des données que vous collectez. À quoi vous servent-elles ? Réaliser votre prestation ? Faire de la prospection ? Une facture ?
Le responsable, c’est vous !
Les données que vous collectez, c’est à vous de les protéger. À personne d’autre. Et c’est vous qui rendrez peut-être des comptes au gendarme institutionnel : la CNIL
Testez-vous !
Vous les collectez obligatoirement
La loi vous oblige à indiquer au moins le nom sur chaque facture, puis à conserver vos factures pendant 10 ans. ET ce que vous devez conserver pendant 10 ans, vous devez le protéger.
Professionnels du bien-être et de l'accompagnement.
Vos clients vous confient parfois des informations sur leur santé. Elles vous sont nécessaires pour adapter votre prestation’. Ce sont des données dites sensibles. Ce sont des données qui nécessitent encore plus de précautions.
Les risques
Le plus souvent, tout part d'un client, mécontent ou pas.
On imagine la CNIL ou la DDPP (ou DGCCRF) qui débarque à l’improviste ou vous fait parvenir une mise en demeure. Dans la réalité, c’est presque toujours un client qui déclenche tout. Il vous demande ce que vous gardez sur lui, ou d’effacer ses coordonnées. Vous ne répondez pas. Il se plaint auprès de la CNIL : c’est gratuit et cela se fait en ligne.
Depuis 2022, la CNIL peut sanctionner les petites entreprises beaucoup plus rapidement, grâce à une procédure simplifiée. L’amende peut aller jusqu’à 20 000 €, et elle tourne en moyenne autour de 6 000 €. Et surtout, ignorer les demandes de la CNIL est une faute en soi : cela aggrave la sanction, et faire obstacle à son action peut même être poursuivi comme un délit (Correctionnelle)
Piratage, perte, vol : le risque du quotidien.
Votre boite mail est piratée
Les coordonnées de tous vos clients partent avec.
Votre téléphone est volé
Et il n’avait pas un code de verrouillage.
Le classeur reste dans la voiture
Sur le siège, à la vue de tous les passants.
Le carnet est oublié
Sur un marché, dans un salon, au café.
Bonne nouvelle : quelques gestes suffisent.
Pour un micro-entrepreneur, être en règle ou « dans les clous » ne demande ni logiciel compliqué ou surdimensionné, ni une formation XXL de juriste. L’essentiel va tenir en cinq gestes simples.
1
Savoir ce que vous gardez, et pourquoi
C’est le registre de traitement des données. Pour une micro-entreprise, il tient en quelques lignes.
2
Prévenir vos clients
Une courte mention sur vos devis, un site ou sur votre formulaire de contact.
3
Ne pas tout garder indéfiniment
Vos factures, oui. Vos vieux SMS ou vos vieilles fiches de contact, papier ou numérique, on trie et on supprime.
4
Mettre à l'abri papier comme numérique
Un code ou une identification forte, biométrique par exemple, ou un classeur que l’on enferme dans un meuble qui ferme à clef.
5
Savoir répondre
Si un client vous demande ce que vous détenez sur lui ou d’effacer ses données personnelles, ne faites pas l’autruche ».
Pas besoin de devenir juriste
Vous êtes concerné dès le premier client. Dès le premier. Le RGPD s’applique à vos papiers comme à votre téléphone ou votre agenda. Avec le registre RGPD, le service juridique de l’UPSME va tout prendre en charge et va s’en occuper. Du début à la fin et contrôlera régulièrement sa stricte application.
1 – Un court questionnaire, sans jargon et surtout sans aucune connaissance juridique. Des questions simples. Vous y répondez en toute sincérité.
2 – Notre service juridique vous propose un rendez-vous téléphonique, où que vous soyez.
3 – Vous recevez votre registre et le plan d’action qu’il contient. Ce que vous allez devoir faire dans votre micro-entreprise et/ou sur votre site internet.
4 – On vous recontacte un an plus tard pour vérifier où en est votre plan d’action. C’est le + incontestable de l’accompagnement UPSME.