Dans la comptabilité du micro-entrepreneur, une opération récurrente suscite régulièrement des interrogations de la part du micro-entrepreneur : puis-je déduire certains frais ? La réponse est non.
Toutefois, le législateur a laissé la possibilité de ne pas inclure dans le chiffre d’affaires, base de calcul des cotisations sociales, certains frais.
C’est le débours.

Dès lors que les conditions sont respectées le débours peut s’appliquer aux marchandises, aux frais de transport, d’affranchissement, etc.

UPSME Actualité * Le débours en 7 questions
UPSME Modèle * Modèle de factures avec débours

SOMMAIRE

I. La définition du débours
1.1 Vu par le micro-entrepreneur
1.2 Vu par l’administration fiscale
1.3 Conclusion première

II. Le rescrit fiscal émis par la Direction Générale des Impôts
2.1 La portée du rescrit fiscal
2.2 Les apports du rescrit fiscal sur le débours
2.3 Conclusion seconde

III. Le contenu dans la comptabilité du micro-entrepreneur
3.1 Le contenu
3.2 Conclusion troisième

I. La définition du débours

Vu par le micro-entrepreneur

Le débours est une simple opération comptable qui consiste à classer une partie du chiffre d’affaires réalisé et encaissé dans une catégorie qui ne sera pas soumise à cotisations sociales. L’exemple le plus simple est celui du micro-entrepreneur exerçant une activité de carreleur. Dans le cadre d’une prestation de pose de carrelage deux possibilités s’offrent à lui.

La première, la plus désavantageuse, consiste à acheter à son nom la matière première, à la poser et à facturer à son client la fourniture et la pose. Il devra alors payer des cotisations sociales sur un chiffre d’affaires correspondant à aucun revenu.

La deuxième, bien plus avantageuse, va consister à acheter pour le compte de son client la matière première (en prenant soin de faire établir la facture du fournisseur au nom de son client) et à facturer la fourniture et la pose. Sauf que dans ces conditions, la règle du débours va pouvoir s’appliquer : le chiffre d’affaires encaissé et  correspondant au règlement du carrelage ne sera pas soumis à cotisations sociales.

Vu par l’administration fiscale

La notion de débours correspond très précisément aux sommes qui sont engagées au nom et pour le compte du client et qui font l’objet d’une reddition de compte exacte, à l’exclusion en conséquence de tout montant forfaitaire. Il s’agit du paragraphe 37 du Bulletin officiel des impôts 4 G-3-09 du 9 avril 2009 :[/vc_column_text][vc_column_text] » L’assiette du versement est constituée du chiffre d’affaires ou des recettes réalisés au titre du mois ou du trimestre de référence.

Pour la détermination du chiffre d’affaires ou des recettes, les opérations à retenir sont celles définies au BOI 4 G-2-99 n° 4-5 et 5 G-6-99 n° 15 à 18.

Elles correspondent pour les activités commerciales aux créances acquises retenues dans les conditions prévues à l’article 38-2bis, et pour les activités de nature non-commerciales aux sommes effectivement encaissées ou dont le contribuable a eu la libre disposition dans le cadre de son activité. Toutefois, pour les activités de nature commerciale et à condition de procéder de la même manière tous les ans, il peut être admis de prendre en compte les recettes effectivement perçues (BOI 4-G-2-99 n°5). En outre, le chiffre d’affaires ou les recettes n’incluent pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes doivent nécessairement être engagées au nom, et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte (à l’exclusion, en conséquence, de tout montant forfaitaire). Tel peut être le cas, par exemple, des frais de transport, s’ils satisfont à ces conditions (cf., mutatis mutandis, DB 3 B 1121, n° 34) « .

1ère conclusion

Le débours est une notion comptable simple. Le prestataire de service achète pour le compte de son client les fournitures et comptabilise le chiffre d’affaires correspondant dans une catégorie qui ne sera pas soumise à cotisations sociales. L’administration fiscale en donne une définition claire sans pour autant donner une liste exhaustive des opérations rentrant dans la catégorie du débours. Mais est-ce réellement nécessaire … ?

II. Les précisions de la Direction Générale des Impôts sur le débours : le rescrit fiscal

La portée du rescrit fiscal

Le rescrit fiscal est une procédure qui permet « d’obtenir l’interprétation de l’administration sur le sens et la portée d’un texte fiscal (article L 80 A 1° du livre des procédures fiscales – LPF). Cette prise de position engage l’administration ».

Cette possibilité offerte d’obtenir de l’administration fiscale une prise de position formelle sur une situation spécifique au regard d’un texte fiscal  est régie par l’article L.80-B du Livre des procédures fiscales). La prise de position que l’on obtient engage l’administration et limite son droit de remettre en cause la situation fiscale spécifique, dans les conditions prévues au BOFiP-Impôts, référence BOI-SJ-RES-10. Elle s’applique à une situation individuelle et n’est pas opposable par un tiers.

Les apports du rescrit fiscal sur le débours

Un micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur) a obtenu, en 2009, un rescrit fiscal qui précise la position de l’administration fiscale sur le montant de chiffre d’affaires servant de base de calcul au versement libératoire de l’impôt (PFL) et sur le contenu du débours.

Nature de la demande : Fiscalité des entreprises
Objet de la demande : Impôts.Gouv
Référence : 20090502-000719-PRO-TCE-AUT
Traité par : Yolande LE-BRENN, Inspecteur, Direction FE

Vous avez demandé si, dans le cadre du régime de versement libératoire de l’impôt sur le revenu appelé régime des « auto-entrepreneurs », vous devez retenir dans le chiffre d’affaires qui constitue l’assiette de ce prélèvement, les frais de transport que vous facturez à vos clients.

Vous précisez que vous servez d’intermédiaire entre votre client et le transporteur mais que vous ne percevez pas de commission sur cette prestation (de transport)

Dans le cadre du régime de versement libératoire de l’impôt sur le revenu, le chiffre d’affaires à retenir pour les activités commerciales correspond aux créances acquises retenues dans les conditions prévues à l’article 38-2bis du Code général des Impôts.

Cependant le chiffre d’affaires n’inclut pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes sommes doivent nécessairement être engagées au nom et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte, à l’exclusion en conséquence de tout montant forfaitaire.

Tel peut être le cas des frais de transport s’ils satisfont à ces conditions.

Avec ma considération distinguée.

Yolande Le Brenn Inspecteur des Impôts.

2ème conclusion

 » Tel peut être le cas des frais de transport s’ils satisfont à ces conditions « . Cette simple phrase vient apporter la précision qui pouvait éventuellement manquer sur les opérations comptables éligibles à la catégorie du débours.

Les frais engagés, de quelque nature que ce soit et notamment les frais de transport, peuvent rentrer dans la catégorie du débours à la seule condition de satisfaire aux critères définis par l’administration fiscale.

III. Le contenu du débours dans la comptabilité du micro-entrepreneur

Nous venons de voir :

  • la définition du débours vu par l’administration fiscale (BOI 9 avril 2009 n°40 paragraphe n°37),
  • le rescrit fiscal délivré en 2009 suite à la demande d’un micro-entrepreneur.

A la vue de ces éléments, quelle analyse peut-on faire sur le contenu du débours dans la comptabilité du micro-entrepreneur ?

Les frais correspondant à l’achat de marchandises dont la mise en œuvre s’accompagne d’une prestation de services (pose, installation, mise en route, etc), dès lors que la facture d’achat auprès du fournisseur est clairement établie à l’ordre du client, et que son montant est répercuté au centime près sur la facture finale, sont considérés comme un débours et ne rentrent pas dans l’assiette de cotisation pour l’IR et les cotisations sociales.

Les frais, correspondants au transport, à l’expédition, au déplacement, à l’hébergement, à la restauration, dès lors que vous êtes en mesure d’obtenir de ce fournisseur une facture au nom de votre client et que vous répercutez au centime près ce montant sur votre facture finale,  sont considérés comme un débours et ne rentrent pas dans l’assiette de cotisation pour l’IR et les cotisations sociales.

A l’inverse, parce que la question a été posée, nous pouvons dire aujourd’hui que les frais du type « Paypal », ne peuvent pas être affectés en « débours ». Deux raisons à cela :

  1. La première, même si l’administration fiscale admet volontiers que la base de cotisation est constituée des sommes effectivement encaissées, il sera impossible de justifier d’une facture de ces frais au nom du client. En conséquence, il ne saura être question de débours sur ce point.
  2. La deuxième tient aux CGV de Paypal qui exclut toute notion de mandataire de commerce et qui se définit comme un fournisseur de services de paiement, rendant ainsi les frais Paypal totalement non déductibles.

Modèles de factures d’un micro-entrepreneur utilisant le débours :
° Prestations de services artisanales
° Autres prestations de services

3ème conclusion

Quand il s’agit d’obtenir une facture de matières premières au nom du donneur d’ordre (client), le micro-entrepreneur ne va pas avoir de difficulté particulière.

Quand il s’agit d’obtenir une facture au nom du donneur d’ordre (client) pour des frais de restauration ou d’hébergement, le micro-entrepreneur ne va pas avoir de difficulté particulière.

Quand il s’agit d’obtenir une facture au nom du donneur d’ordre (client) pour des frais de carburant ou de déplacement (péage autoroute par exemple), le micro-entrepreneur va être confronté à la difficulté matérielle de se faire établir un tel document.

Et à partir du moment où cette facture établie à l’ordre de son client n’est pas physiquement présente dans sa comptabilité, le micro-entrepreneur ne pourra pas catégoriser cette partie de son chiffre d’affaires en débours.

 

Conclusion

Vous venez de prendre connaissance de ce dossier. Nous avons délibérément pris parti. Néanmoins une multitude de sites affirment le contraire de ce que nous venons d’écrire. Vous allez forcément avoir un doute. Il est légitime.

Sauf que nous avons étayé notre étude de tout ce qu’il est possible de trouver sur ce sujet auprès de l’ensemble des acteurs directement concernés par ce problème.  Tous ont dit la même chose. Sans jamais faire une interprétation qui laisserait planer le moindre doute.

C’est ce qui nous a permis de nous déterminer et de vous donner ces éléments indiscutables de réflexion.

Bulletin offi­ciel des impôts 4 G-3–09 du 9 avril 2009

Section VI du Livre des Procédures Fiscales : articles L80 A et L80 B