L’actualité récente a mis en exergue la comptabilité du micro-entrepreneur. Il y a été notamment question de l’obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisé et certifié. Cette obligation dont l’entrée en vigueur est au 1er janvier 2018, applicable à tous les travailleurs indépendants assujettis à la TVA, devait s’appliquer à l’ensemble des micro-entrepreneurs … qui exercent en franchise de base de TVA. Les protestations qui se sont élevés de toute part ont obligé les pouvoirs publics à revenir sur les dispositions de la mesure initiale. Désormais seuls les micro-entrepreneurs exerçant une activité qui requière un logiciel de caisse seront dans l’obligation d’en utiliser un, à compter du 1er janvier 2018, qui soit sécurisé et certifié.

C’est l’occasion de réaliser ce dossier qui aura pour but de vous rappeler vos obligations en termes de tenue de comptabilité mais également de mettre à disposition des adhérents de l’UPSME des outils de gestion simples, tel que facture et livre des recettes.

La comptabilité du micro-entrepreneur est d’une grande simplicité. Au titre de ses obligations comptables, dont le cadre est fixé par l’article L. 123-8 du code du commerce, le micro-entrepreneur doit simplement tenir un livre des recettes et un registre des achats. Le document qui va servir à renseigner ce livre des recettes est la facture. Réalisé par l’UPSME, ce dossier va faire une synthèse complète sur ce document dont l’importance est parfois ignorée ou sous-évaluée par le micro-entrepreneur qui débute ou en activité.

 

I. Des outils d’une comptabilité facilitée pour les micro-entrepreneurs

Un modèle de facture complet pour le micro-entrepreneur

Vous avez la possibilité d’accéder à un modèle de facture totalement personnalisable. Elle comportera toutes les mentions obligatoires dès lors que vous respectez les instructions pour compléter les champs concernant votre activité.

L’utilisation de ce document se fait sous excel ou openoffice. Vous pourrez également le télécharger en version pdf.

Un modèle de livre des recettes, spécifique au micro-entrepreneur

La simplicité voulue par le législateur n’exonère pas pour autant le micro-entrepreneur de tenir une comptabilité susceptible d’être contrôlée par l’administration fiscale.

À ce titre, les micro-entrepreneurs «doivent toutefois tenir et, sur demande du service des impôts, présenter un registre récapitulé par année, présentant le détail de leurs achats, ainsi qu’un livre-journal servi au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles afférentes à ces opérations, appuyés des factures et de toutes autres pièces justificatives » – Article 286 du Code général des impôts.

Le micro-entrepreneur est donc dans l’obligation de tenir un livre des recettes, classées chronologiquement, et qui devra en outre comporter :

  • le montant et l’origine des recettes (nom du client),
  • le mode de règlement (chèque, espèces, carte bancaire, etc.,
  • la référence de la pièce justificative : numéro de la facture éditée.

Vous avez la possibilité d’accéder à un livre des recettes sur douze mois qui comportera tous les renseignements imposés par la loi.

L’utilisation de ce document se fait sous excel ou openoffice.

Un modèle de registre des achats « micro-entrepreneur », pour des activités spécifiques

Le registre des achats est obligatoire pour les micro-entrepreneurs qui exercent :

  • une activité de vente de marchandises, de fournitures, de denrées à emporter ou à consommer sur place,
  • une activité d’hébergement (location de gites, de chambres d’hôtes ou de meublés de vacances).

Il doit comporter, pour chaque année, le détail des achats réalisés pour l’exercice de l’activité, le mode de règlement utilisé (chèque, espèces, etc.) ainsi que les références des pièces justificatives conservées (factures, notes de frais, etc.).

Vous avez la possibilité d’accéder à un registre des achats sur 12 mois qui comportera tous les renseignements imposés par la loi.

Son utilisation se fait sous excel ou openoffice

II. La facturation par le micro-entrepreneur : des obligations à respecter

Définition et caractéristiques d’une facture

La facture est un document qui détaille un acte de vente ou de prestations de services réalisé par un professionnel (micro-entrepreneur) en direction d’un particulier ou d’un autre professionnel. A ce titre elle assure plusieurs fonctions :

  • Commerciale : elle décrit parfaitement le détail de l’opération, et en particulier le prix à payer.
  • Juridique : elle est un élément de preuve de l’opération finalisée,
  • Comptable : elle est un justificatif indispensable à l’établissement du livre des recettes,
  • Fiscale : elle permet de justifier le chiffre d’affaires ou les recettes encaissées en cas de contrôle de l’administration, et notamment la bonne affectation dans les catégories fiscales (BIC ou BNC)

Au titre de document comptable, le micro-entrepreneur devra :

  • tenir un livre qui mentionnera « chronologiquement le montant et l’origine des recettes » qu’il perçoit – Article L.123-28 du Code du commerce.
  • établir la facture obligatoirement en deux exemplaires dont l’original est destiné au client – Article L.441-3 du Code du commerce.
  • conserver l’exemplaire comptable pendant 10 ans – Article L. 123-22 du Code du commerce.

Au titre de preuve d’une opération commerciale, la facture va devoir être établie avec des règles légales et réglementaires bien précises.

Les obligations liées à la facturation

L’établissement d’une facture est obligatoire au-delà de 25 € dans le cadre d’une prestation de service. Elle est facultative pour un montant inférieur mais devra impérativement être établie si le client le demande – Arrêté du 15 juillet 2010 modifiant l’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983.

Il ne doit pas y avoir de délai d’émission de facture entre la date de réalisation de l’acte de commerce ou de prestations de services. Il est toutefois toléré un différé de quelques jours. De même, dans le cadre d’actes de commerce ou de prestations de services régulières et périodiques, il est autorisé que la facturation soit regroupée et établie au plus tard à la fin du mois correspondant – Article 289 du Code général des Impôts.

La facture sera établie avec un ordre chronologique : il s’agit d’une numérotation continue et sans rupture. On ne peut pas émettre une facture « a postériori » et deux factures ne doivent pas avoir le même numéro. Dans le respect de ce cadre, Il est tout à fait possible de créer une numérotation qui permette un classement mensuel, annuel ou les deux (2016-XX ou 2016-07-XX) – Article 242 nonies A du Code général des impôts.

La facture sera établie en double exemplaires dont l’original sera remis au client – Article L.441-3 du Code du commerce.

Conservation pendant 10 ans en s’assurant de «l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture » durant cette période – V de l’article 289 du Code général des impôts.

Pour un acte de commerce ou de prestation de services réalisé sur le territoire français, la facture sera rédigée en langue française – Article L.123-22 du Code du commerce.

L’encaissement du règlement d’un facture – le compte bancaire dédié

En étant domicilié légalement en France, il est interdit de payer en espèces (et donc pour un professionnel d’accepter le règlement) une dette (et donc une facture) supérieure à 1000 € – Article D.112-3 du Code monétaire et financier.

Le micro-entrepreneur est désormais dans l’obligation de détenir un compte bancaire dédié destiné à enregistrer les opérations en lien avec son activité indépendante. Ce compte ne doit pas être le compte professionnel habituellement proposé aux entreprises car son coût est prohibitif par rapport à la réalité économique de la micro-entreprise. Il s’agit simplement d’un compte courant séparé du compte personnel du micro-entrepreneur et qui va enregistrer les opérations en lien avec l’activité professionnelle :

  • encaisser les recettes,
  • régler par carte bancaire, chèque ou prélèvement les achats en lien avec l’activité indépendante
  • effectuer des virements de rémunération du micro-entrepreneur vers son compte personnel.

Le micro-entrepreneur dispose d’un délai de un an à compter de la date de déclaration de la création de l’entreprise pour procéder à l’ouverture de ce compte courant dédié à l’activité professionnelle indépendante – Article L. 613-10 du Code de la sécurité sociale.

Les mentions générales d’une facture

L’identité du micro-entrepreneur : il s’agit ni plus ni moins que de l’entête de la facture dans lequel le micro entrepreneur fera apparaître son nom et son prénom ; il pourra y ajouter le nom commercial ainsi que le logo. Il faudra ensuite faire figurer :

  • le numéro SIRENE ou SIRET,
  • le numéro RCS et le nom de la ville où se situe le greffe d’immatriculation pour un commerçant,
  • le numéro RM et le nom de la ville où se situe la chambre de métiers et de l’artisanat pour un artisan (prestataire de services),
  • si la micro-entreprise est en cours d’immatriculation, on fera apparaître la mention « SIRET en cours d’attribution ».

L’identité du client (ou de l’acheteur) : il faudra mentionner son nom et son prénom. Il s’agira de la dénomination commerciale pour un client professionnel. A compléter de l’adresse complète sauf en cas de refus catégorique de la part du particulier.

Dates et numéro de facture : deux dates doivent être mentionnées : celle correspondant à la date d’émission de la facture et celle correspondant à la date où s’est conclu la vente ou la prestation de service. Le numéro de la facture, indispensable, devra être unique et respecter la séquence chronologique continue et sans rupture dont nous avons déjà parlée.

Détails de la prestation et prix : la description du produit vendu ou de la prestation de service réalisée devra être précise avec :

  • la mention de la nature, la marque et la référence des produits vendus,
  • la ventilation de la main d’œuvre et des matériaux fournis.

On ne manquera de mentionner éventuellement l’adresse de livraison qui pourra être différente de celle de l’acheteur (ou du client).

On fera ensuite apparaître :

  • le décompte détaillé de chaque prestation ou produit fourni,
  • le prix unitaire des produits vendus ou le taux horaire des prestations fournies,
  • les quantités vendues ou le total des heures réalisées,
  • la majoration éventuelle de prix avec les frais de transport, d’emballage, etc.
  • la réduction de prix accordée : rabais, ristourne ou remise accordée lors de la facturation,
  • la somme totale à payer.

Les conditions de règlement : il s’agira ici de rappeler les conditions de règlement qui ont été définies par exemple lors de la signature du devis :

  • Comptant, sous huitaine, etc.
  • Par chèque, par virement, par carte bancaire, paypal, etc.

Les mentions particulières d’une facture

Pour les micro-entrepreneurs : la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » est obligatoire.

Les micro-entrepreneurs exerçant des métiers du bâtiment, et donc immatriculés au répertoire des métiers (RM), devront faire apparaitre les références complètes de l’assurance souscrite au titre de l’activité avec les coordonnées de l’assureur, le numéro de police et la couverture géographique du contrat. – Article 22-2 de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014.

Si le micro-entrepreneur est membre d’un centre de gestion agréé (CGA), on rajoutera la mention : Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ».

Pour les factures adressées aux professionnels : il faudra faire apparaitre les mentions suivantes :

  • Date ou délai de paiement avec indication précise de la date à laquelle le règlement doit intervenir,
  • Conditions d’escompte en cas de règlement anticipé. En cas d’absence de tout escompte, il faudra le dire précisément : « escompte pour paiement anticipé : néant »,
  • Taux de pénalités de retard,
  • Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.

Les peines encourues en cas de non-respect de ces obligations et de ces règles

Le micro-entrepreneur peut être condamné pour :

  • ne pas avoir respecté l’obligation de facturation
  • ne pas avoir respecté les mentions légales obligatoires d’une facture.

Pour défaut de facturation, l’amende s’élève à 50% du montant non facturé – Article 1737 du Code général des impôts.

Pour non-respect des mentions obligatoires d’une facture,  l’amende s’élève à 75000 €. Comme pour le défaut de facturation, l’amende peut s’élever à 50% du montant facturé – Article L.441-4 du Code du commerce.

Bibliographie

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